Jak zorganizować pobyt dla kilkudziesięciu osób?

Pobyt grupowy i jego organizacja to spore wyzwanie logistyczne. W zależności od potrzeb i możliwości finansowych firmy czy instytucji można zorganizować wyjazd integracyjny, szkolenie, delegację czy pobyt na konferencji. Takie przedsięwzięcie wymaga odpowiedniego skoordynowania działań, dopasowania miejsca do rodzaju pobytu i potrzeb poszczególnych osób. Sprawdź, jak wygląda organizacja wyjazdów grupowych!

Planowanie i logistyka pobytu dla dużych grup

Plan wyjazdu powinien być elastyczny, dzięki czemu będzie go można modyfikować, zgodnie ze zmieniającymi się warunkami. Warto uwzględnić również czas indywidualny, który uczestnicy mogą wykorzystać na wyciszenie, odpoczynek czy zagospodarować go we własnym zakresie. Przebywanie w grupie przez dłuższy czas u niektórych osób może powodować dyskomfort, dlatego warto dać im nieco przestrzeni dla siebie.

Organizując pobyt w danym miejscu, zwracaj uwagę na:

• sposób rezerwacji – wiele obiektów udostępnia kalendarz online, w którym sprawdzisz, czy termin jest wolny. Warto jednak zadzwonić – zwykle dla dużych grup są oferowane dodatkowe zniżki czy możliwość negocjacji długości pobytu (wcześniejsze zameldowanie, późniejsze wymeldowanie itd.),
• bezpłatny parking dla autokarów,
• opcję wyżywienia,
• konfigurację pokoi,
• opłatę rezerwacyjną,
• czas trwania doby hotelowej,
• opcję bezpłatnego odwołania rezerwacji,
• dodatkowe opcje – miejsce do relaksu, integracji, wspólnego jedzenia posiłków, pralka, Wi-Fi itd.

Miejsce zakwaterowania powinno odpowiadać planowi dnia. Większość dużych obiektów mieści się poza granicami miasta lub na obrzeżach, a dojazd do centrum może być utrudniony. Lepszym rozwiązaniem, które pozwoli zaoszczędzić czas, jest wybór obiektu w centrum, niedaleko przystanków komunikacji publicznej. Dzięki temu w razie wystąpienia utrudnień na drogach, grupa będzie mogła wygodnie zamienić swój transport na miejski i dotrzeć bez problemu na umówione aktywności. To również doskonałe miejsce jako baza wypadowa. Jeżeli planujesz zatrzymać się jedynie na nocleg i rano grupa pojedzie dalej, to centrum będzie świetnym rozwiązaniem. Można wyskoczyć do pobliskich kawiarni czy sklepów po śniadanie lub zakupy na dalszą podróż. To wygodne i praktyczne rozwiązanie!

Najlepsze obiekty na zakwaterowanie kilkudziesięciu osób w Łodzi

Wybór obiektu zależy głównie od możliwości finansowych firmy, długości pobytu i potrzeb całej grupy. Warto szukać miejsc, w których w ogóle istnieje możliwość zakwaterowania pełnej ekipy. Zdarza się, że hotele mają już wykupione pobyty i przyjęcie kilkudziesięciu nowych gości nie jest możliwe. Jeżeli zależy Ci na pobycie w kilkugwiazdkowym obiekcie, warto dużo wcześniej wykonać rezerwację, najlepiej poza sezonem. W wielu przypadkach wyjazdy grupowe są organizowane na kilka tygodni do przodu. W takiej sytuacji warto wybrać mniej oblegane obiekty, jak na przykład hostele. To również atrakcyjna cenowo opcja – nie trzeba przepłacać, pobyt zwykle jest elastyczny, a recepcja działa przez 24h.

Wybierając się na szkolny wyjazd grupowy do Łodzi, warto zatrzymać się w naszym hostelu. Dysponujemy aż pięcioma obiektami, w których możemy zakwaterować liczne delegacje. Zapewniamy bezpłatne Wi-Fi, komfortowe łazienki, wygodne pokoje, a także przestrzeń wspólną. Oferujemy możliwość zamówienia wyżywienia. Możemy zarezerwować noclegi grupowe na krótszy lub dłuższy czas. Im więcej dób, tym korzystniejsza oferta cenowa zostanie przygotowana.

Porady dotyczące rezerwacji noclegów dla dużych grup

Duże grupy – wycieczki szkolne, pielgrzymki, delegacje czy podróże służbowe mają różne potrzeby. Warto zorientować się wśród uczestników, czego potrzebują i jakie mają oczekiwania. Nieco inaczej będzie wyglądać oferta skierowana do dzieci w wieku szkolnym czy pracowników sezonowych.

Istnieją trzy najpopularniejsze warianty:

• HB, czyli „Half Board” –  śniadania i obiadokolacje,
• Al, czyli „All Inclusive” – napoje i jedzenie w cenie,
• BB, czyli „Bed and Breakfast” –  śniadania.

Popularną formą jest również opcja rezerwacji noclegu bez wyżywienia. Wtedy grupa otrzymuje odpowiednią kwotę do wykorzystania na posiłki, albo organizator zapewnia je we własnym zakresie, na przykład rezerwując stoliki w różnego rodzaju restauracjach. Ostatnia forma jest popularna na wyjazdach objazdowych. Najczęściej dotyczy wizytacji czy delegacji w miejscach, które znajdują się od siebie w dużych odległościach. Dzięki temu posiłki można dopasować do wolnego czasu, bez konieczności zjeżdżania na obiad do miejsca zakwaterowania. Umożliwia to swobodne dopasowywanie aktywności do zmieniających się planów.

• Zastanawiasz się, co zabrać ze sobą na nocowanie w hostelu? – polecamy nasz artykuł!

Przy dokonaniu rezerwacji warto zapytać o sposób rozliczenia – poinformuj o potrzebie wystawienia faktury za usługę, zapytaj, czy można uregulować płatność kartą lub przelewem, czy obiekt uwzględnia tylko gotówkę. Warto zapytać jak wygląda zameldowanie i wymeldowanie, a jeżeli jest taka potrzeba, to czy możliwy jest transfer na lotnisko czy transport na dworzec.

Jak zapewnić komfort i wygodę dużym grupom pracowników?

Organizacja wyjazdów grupowych to duże wyzwanie. Wymaga skoordynowania transportu, noclegów, wyżywienia, atrakcji i obowiązków w ciągu jednego dnia. Warto pamiętać, by odpowiednio rozplanować czas, uwzględniając potencjalne opóźnienia, korki na drogach czy awarie. Jeżeli grupa jest liczna, a obiekt nie dysponuje pokojami jednoosobowymi w większej liczbie, to warto poprosić pracowników o stworzenie listy z preferencjami, z kim chcą dzielić przestrzeń. Z pewnością docenią możliwość wyboru, a jednocześnie ograniczysz ryzyko powstawania konfliktów.

• A jeśli wybieracie się na koncert w Łodzi, to polecamy przeczytać nasz artykuł!

Niezależnie od tego czy szukasz zakwaterowania dla pracowników sezonowych, delegacji czy wycieczki szkolnej, pokoje dla grup (Łódź) w jednym miejscu niosą ze sobą wiele korzyści. Znacznie łatwiej przekazywać informacje, organizować i planować. Łatwiej również przygotować transport, dzięki czemu zminimalizujesz ryzyko wystąpienia opóźnień. Umożliwia to integrację i budowanie relacji między zespołami. Wspólne zakwaterowanie pozwala optymalizować koszty,  a także sprawniej działać w przypadku zmian w harmonogramie dnia. Jeżeli szukasz ekonomicznego miejsca dla większej grupy z dostępem do transportu miejskiego, to warto sprawdzić naszą ofertę! Skontaktuj się z nami i powiedz, jak możemy Ci pomóc!